【環(huán)球旅訊】注：本文觀點(diǎn)來(lái)自監(jiān)管軟件開(kāi)發(fā)公司Oversight Systems的CEO Patrick Taylor。

　　關(guān)于整個(gè)旅游行業(yè)如何利用大數(shù)據(jù)來(lái)優(yōu)化其產(chǎn)品和服務(wù)的話(huà)題我們已經(jīng)聽(tīng)了太多。

　　然而，差旅經(jīng)理需要定期采取哪些具體措施才能從差旅和費(fèi)用數(shù)據(jù)中得出有價(jià)值的結(jié)論呢？

　　要對(duì)商業(yè)數(shù)據(jù)分析技術(shù)加以利用，旅游企業(yè)可以采取一個(gè)簡(jiǎn)單、可行的方法，即對(duì)支出數(shù)據(jù)的詳細(xì)信息進(jìn)行整體評(píng)估和定期檢查，得出能反映行為模式的結(jié)論，然后提出具體建議來(lái)直接改善差旅項(xiàng)目。

　　T&E（Travel and expense，旅行及費(fèi)用）通常是公司的第二大酌情支出，在公司總支出中所占的平均比例高達(dá)6%。受如今專(zhuān)注于新興市場(chǎng)的企業(yè)環(huán)境的影響，這一指標(biāo)還會(huì)繼續(xù)增長(zhǎng)。因此，讓每一分預(yù)算都花得物有所值是很重要的。

　　你應(yīng)該用以下五種商業(yè)數(shù)據(jù)分析方法來(lái)優(yōu)化你的差旅項(xiàng)目：

　　1.改變商旅者行為

　　商業(yè)數(shù)據(jù)分析在這方面能夠產(chǎn)生巨大影響。

　　全球商務(wù)旅行協(xié)會(huì)基金會(huì)（GBTA Foundation）近期的一項(xiàng)研究顯示，59%的商務(wù)旅行者稱(chēng)其在最近的旅行中至少有一項(xiàng)主要旅行費(fèi)用超支，其中90%是有意識(shí)地違反特定的某項(xiàng)差旅費(fèi)用規(guī)定，比如購(gòu)買(mǎi)機(jī)票時(shí)選擇商務(wù)艙而非經(jīng)濟(jì)艙，或者在酒店多住一晚。

　　改變這種行為的最好方式是找出商務(wù)旅行者在某個(gè)累計(jì)時(shí)段的行為模式。

　　你可以考慮每個(gè)月分析一次數(shù)據(jù)，找出公司里最容易造成差旅超支的20個(gè)人，然后著重對(duì)他們進(jìn)行監(jiān)管，并與他們的上司合作，讓他們認(rèn)識(shí)到自己的超支行為以及累積的超支金額。

　　商務(wù)旅行者一旦知道這些數(shù)據(jù)會(huì)受到監(jiān)控，你就會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)公司全體員工的表現(xiàn)都有了很大的改變。

　　2.開(kāi)放預(yù)訂也要管理好預(yù)算

　　開(kāi)放式預(yù)訂讓商務(wù)旅行者有了更多的決定權(quán)，相對(duì)地，差旅管理人員的控制權(quán)減少了，因此只能用“信任，但要核查”的方式來(lái)管理合規(guī)性和支出。

　　一般來(lái)說(shuō)，預(yù)訂交易中存在問(wèn)題的只占少數(shù)，“存在問(wèn)題的”商旅者更是少之又少。

　　用分析法找出這些“存在問(wèn)題的”商旅者，你就能夠進(jìn)行反饋，以改變他們的行為（必要的時(shí)候取消他們享受開(kāi)放式商務(wù)旅行的特權(quán)）。

　　結(jié)合分析法來(lái)實(shí)行“信任，但要核查”策略的話(huà)，你既能讓商務(wù)旅行者使用他們選擇的工具來(lái)進(jìn)行預(yù)訂，也能控制成本和減少商務(wù)旅行者違反差旅費(fèi)用規(guī)定的情況發(fā)生，從而減少差旅管理中的麻煩。

　　換句話(huà)說(shuō)，你無(wú)需讓多數(shù)人為少數(shù)人的不良行為買(mǎi)單，這也是改變商旅者行為的一種方式。

　　正如前面說(shuō)過(guò)的，一旦商旅者知道他們受人監(jiān)管，他們整體上的行為就會(huì)發(fā)生變化。

　　3. 辨認(rèn)和管理類(lèi)別錯(cuò)誤的支出

　　盡管T&E管理系統(tǒng)精簡(jiǎn)了商旅者對(duì)費(fèi)用進(jìn)行說(shuō)明的流程，但選擇支出類(lèi)別的下拉菜單里所給出的選項(xiàng)太寬泛了。

　　例如，選擇“酒店”或“出租車(chē)”比輸入支出類(lèi)別要方便得多。當(dāng)商旅者不小心選錯(cuò)支出類(lèi)別或者故意選擇與旅行預(yù)訂交易不相關(guān)的支出類(lèi)別時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生麻煩。

　　遺憾的是，這樣的分類(lèi)錯(cuò)誤可能會(huì)帶來(lái)很多不良后果，比如影響上報(bào)國(guó)稅局的可抵扣費(fèi)用數(shù)目，導(dǎo)致開(kāi)銷(xiāo)分配不當(dāng)和隱瞞不符合公司政策的開(kāi)支。

　　4. 處理重復(fù)申請(qǐng)

　　T&E管理系統(tǒng)能夠有效阻止商旅者在同一份開(kāi)支報(bào)告中提交兩項(xiàng)相同的開(kāi)支。

　　然而，如果一項(xiàng)支出重復(fù)出現(xiàn)在同一商旅者的多個(gè)開(kāi)支報(bào)告中或兩名商旅者于不同時(shí)段在不同報(bào)告中申請(qǐng)同一支出時(shí)，事情便有些棘手了。

　　5. 為公司的反賄賂及反貪污舉措提供支持

　　也許這不是你優(yōu)先考慮的事情，但分析差旅數(shù)據(jù)可以對(duì)公司的反賄賂和反貪污舉措有很大的幫助。

　　舉個(gè)例子，你的員工是否會(huì)為了招待國(guó)外官員而做出一些違規(guī)行為，比如帶他們?nèi)ハ碛靡活D奢華的午餐？如果會(huì)，那你的公司就可能會(huì)被監(jiān)管部門(mén)盯上。

　　幸運(yùn)的是，你可以使用數(shù)據(jù)分析工具來(lái)辨別哪些開(kāi)銷(xiāo)有違特定市場(chǎng)中的“常規(guī)和慣例”，以保證你的公司的行為都符合規(guī)定。

　　何不考慮一下那些能夠助你把大數(shù)據(jù)化繁為簡(jiǎn)的分析工具呢？

　　為了讓大數(shù)據(jù)分析看起來(lái)不那么令人生畏并且易于進(jìn)行，我們開(kāi)發(fā)了一個(gè)基于需求的分析工具。差旅管理人員只需簡(jiǎn)單地上傳數(shù)據(jù)，就能夠得到簡(jiǎn)單易懂并且有價(jià)值的分析結(jié)果，讓一線(xiàn)的非技術(shù)人員采取相應(yīng)措施。

　　沒(méi)錯(cuò)，大數(shù)據(jù)的規(guī)模何其龐大，而商業(yè)分析又是一項(xiàng)十分令人困惑和具有難度的事情，尤其是對(duì)不知從何下手的人來(lái)說(shuō)。

　　退后一步，從整體上分析數(shù)據(jù)，再借助正確的工具，你就能輕松地利用所得的數(shù)據(jù)來(lái)得出有價(jià)值的結(jié)論，獲得持續(xù)性的改善。這樣不僅有益于公司差旅項(xiàng)目的管理，幫助你開(kāi)展工作，還能從整體上強(qiáng)化公司，影響公司的利潤(rùn)。